წარმატების ისტორიები
უნივერსიტეტში დანერგილი ციფრული კულტურიდან გამომდინარე, გუნდი ეძებდა ამ ბიუროკრატიული პრობლემის ტექნოლოგიურ გადაწყვეტას ისე, რომ დოკუმენტებზე ხელმოწერა ყოფილიყო იურიდიული ძალის მქონე და ამასთან, მარტივი.
უნივერსიტეტის შესახებ
,,საქართველოს უნივერსიტეტი” ერთ-ერთი ყველაზე დიდი კერძო უნივერსიტეტია საქართველოში, სადაც 6000-ზე მეტი ადგილობრივი და საერთაშორისო სტუდენტი სწავლობს. საქართველოს უნივერსიტეტში კი დასაქმებულია 1200-მდე პროფესიონალი, რომლებიც მსოფლიოს სხვადასხვა წერტილებიდან (ევროპა, ამერიკა, აზია) მუშაობენ.
საერთაშორისო ორგანიზაცია ,,ვებომეტრიქსის” 2021 წლის კვლევის თანახმად, საქართველოს უნივერსიტეტი ყველაზე რეიტინგული კერძო უნივერსიტეტია საქართველოში.
გამოწვევა
,,საქართველოს უნივერსიტეტში” ყოველთვიურად ათასობით წერილობითი დოკუმენტი თუ ხელშეკრულება ფორმდება დასაქმებულებთან, სტუდენტებთან და სხვადასხვა პარტნიორებთან. დაკონტრაქტების პროცესი მოიცავდა ისეთ ბიუროკრატიულ პროცესებს, როგორიცაა ლექტორის თუ სტუდენტის ფიზიკურად გამოცხადება უნივერსიტეტში, დოკუმენტის მომზადება, ამობეჭდვა, ორივე მხარის ხელმოწერა, შემდეგ დაარქივება, დოკუმენტბრუნვის მონიტორინგი და აღრიცხვა.
ხელმოწერის გაკეთება განსაკუთრებით რთული იყო მათთვის, ვინც სასწავლო პროცესებში სხვა ქვეყნებიდან დისტანციურად ერთვებოდა. მათთვის საჭირო იყო საბუთების ფოსტით მიწოდება. გარდა იმისა, რომ ყველაფერს ფინანსური და დროითი რესურსი მიჰქონდა, დიდ დისკომფორტსაც იწვევდა. პანდემიამ ეს პროცესი კიდევ უფრო შეაფერხა, რადგან დისტანციური მუშაობის პირობებში, დოკუმენტზე ხელმოწერის პროცესი კიდევ უფრო გართულდა.
გადაწყვეტა
პროექტის ფარგლებში მოხდა უნივერსიტეტის მართვის ONLINE UG სისტემის ინტეგრაცია Signify API- თან. პროექტი 2021 წლის ოქტომბერში დაიწყო და სრულად ავტომატიზებული პროცესი 3 კვირაში გაეშვა.
პირველ ეტაპზე Signify-ს ელექტრონული ხელმოწერების პლატფორმის საშუალებით შრომითი ხელშეკრულების ხელმოწერის პროცესი სრულად გაციფრულდა.შედეგად, უნივერსიტეტის HR სამსახური აგენერირებს შრომით ხელშეკრულებას და აგზავნის პირდაპირ უნივერსიტეტის მართვის სისტემიდან. დასაქმებულებსა და სტუდენტებს კი მსოფლიოს ნებისმიერ წერტილში, ნებისმიერი მოწყობილობით შეუძლიათ მეილზე მიღებული დოკუმენტის ხელმოწერა.
HR დეპარტამენტში დანერგილი პრაქტიკა დღეს უკვე გამოიყენება სასწავლო პროცესის ადმინისტრირების სამსახურში, სადაც სასწავლო უწყისებზე ხელმოწერის პროცესი გაციფრულდა, ასევე იურიდიულ დეპარტამენტშიც, რომელმაც ყველა ტიპის ხელშეკრულება და ბრძანება გააციფრულა. 2022 წლის სექტემბრიდან კი უნივერსიტეტის ადმინისტრაციამ მიიღო გადაწყვეტილება, უცხოელ სტუდენტებთან გააფორმოს ხელშეკრულებები Signify-ს საშუალებით.
Signify დაგვეხმარა დოკუმენტებზე ხელმოწერის ბიუროკრატიული პროცესის ოპტიმიზაციაში. ახლა არც კონტრაქტის დაბეჭდვა გვიწევს, არც ხელმომწერი პირების ლოდინი და არც კურიერის საშუალებით მისამართებზე გაგზავნა.
შედეგად, თანამშრომლების კმაყოფილება მაქსიმალურად გაიზარდა, ასევე დაგვეზოგა დრო და რესურსები. რაც მთავარია, შევამცირეთ ფურცლების მოხმარება და გარემოზე მავნე ზემოქმედება.
შედეგები
10Kხელმოწერილი დოკუმენტი
100K+დაზოგილი ფურცელი
5Xასწრაფებული პროცესი
Signify-ს დანერგვიდან 9 თვის განმავლობაში ,,საქართველოს უნივერსიტეტში” გაფორმდა 10 000-მდე დოკუმენტი. დაიზოგა 100 000-ზე მეტი ფურცელი, დრო და ადამიანური რესურსი. ამ პერიოდის განმავლობაში მნიშვნელოვნად გამარტივდა ლექტორებთან და სტუდენტებთან ხელშეკრულების გაფორმების პროცესი. დაკონტრაქტების პროცესი კი 5-ჯერ უფრო ასწრაფდა.
მოითხოვე ზარი
დაგვიტოვე შენი ნომერი, ჩვენ მალე დაგირეკავთ
