როგორ მოახერხა "ავერსის კლინიკამ" ათიათასობით დოკუმენტის ციფრულად მართვა

გურამ ნაჭყებია, "ავერსის კლინიკის" IT და ორგანიზაციული განვითარების ხელმძღვანელი, უკვე წლებია რაც კლინიკაში პროცესების ციფრულ ტრანსფორმაციაზე მუშაობს.

ჯერ კიდევ 2008 წელს, მისი ხელმძღვანელობით, დაიწყო შიდა დოკუმენტაციის გაციფრულება, რისთვისაც დაინერგა საოპერაციო სისტემა. აღნიშნული სისტემა ფარავდა კომპანიის თანამშრომლების მიერ შიდა დოკუმენტებზე დადასტურებებს.

თუმცა, როცა საქმე ისეთი კატეგორიის დოკუმენტებს ეხება, სადაც მეორე მხარის ხელმოწერა და სამართლებრივი სიძლიერე აუცილებელია, შიდა სისტემა საკმარისი აღარ იყო - საჭირო გახდა გარე პლატფორმის ძიება.

გამოწვევა, რომელიც პაციენტების ზრდამ მოიტანა

"ავერსის კლინიკა" ქვეყნის მასშტაბით აერთიანებს კლინიკათა ქსელის 16 ფილილალს და ლაბორატორიის 29 ფილიალს. კლინიკას ყოველდღიურად, საშუალოდ, 2000 პაციენტი მიმართავს სხვადასხვა მრავალპროფილური სერვისებისთვის.

პაციენტების რაოდენობის ზრდასთან ერთად, კლინიკაში იზრდებოდა მომსახურებისთვის და ადმინისტრაციისთვის საჭირო დოკუმენტაციის მოცულობაც - და მათი მართვა დღითი-დღე დიდ გამოწვევად იქცა.

თითოეული იურიდიული დოკუმენტი გადიოდა ბიუროკრატიული პროცესების გრძელ ჯაჭვს. ჩართული იყო მრავალი ადამიანი სხვადასხვა როლით - ხელმომწერები, დამდასტურებლები, მენეჯერი რომელიც დოკუმენტს აგზავნიდა, მენეჯერი, რომელიც დოკუმენტს აარქივებდა, კურიერები, და ა.შ. ახლა ეს პროცესი წარმოიდგინეთ ათასობით დოკუმენტზე ყოველთვიურად.

ამავდროულად, რეგისტრატურაშიც, სადაც სერვისის გაწევამდე მთელი რიგი ხელმოწერებია პაციენტისგან ასაგროვებელი, ფიზიკურ დოკუმენტებზე მორგებული პროცესი უკვე სერვისის დროსა და ხარისხზეც აისახებოდა.

გარდა გაჭიანურებული დროისა და გაზრდილი ადამიანური რესურსისა, მუდმივად იდგა ადამიანური შეცდომის რისკიც.

გადაწყვეტა - პროცესების გაციფრულება

დოკუმენტებთან დაკავშირებული პროცესების გაციფრულებისთვის კლინიკამ Signify-ისთან პარტნიორობა გადაწყვიტა. შერჩევის კრიტერიუმები შემდეგი იყო:  

• პლატფორმას უნდა ჰქონოდა მოქნილი ფუნქციონალი  
• საჭირო ტექნოლოგიური შესაძლებლობები
• დაეკმაყოფილებინა უსაფრთხოების მაღალი მოთხოვნები
• შესაძლებელი ყოფილიყო კლინიკის სისტემასთან ინტეგრაცია

გურამის თქმით, Signify თითოეულ პუნქტში აკმაყოფილებდა მათ მოთხოვნებს და ყველა პირობა იყო წარმატებული თანამშრომლობისთვის.

ადმინისტრაციული პროცესების გაციფრულება

Signify-ის დანერგვა "ავერსის კლინიკაში" იმ დეპარტამენტში დაიწყო, სადაც დოკუმენტებთან მუშაობა ყველაზე დიდი გამოწვევა იყო.

ეს პიონერი დეპარტამენტი, რომელმაც პირველმა მოახდინა წარმატებული ტრანსფორმაცია, იურიდიული დეპარტამენტი იყო. თანამშრომლები თავად უძღვებოდნენ Signify-ზე ციფრული პროცესების აწყობას, ვინაიდან გამოწვევები და საჭიროებები ყველაზე უკეთ მათ იცოდნენ.

მათ მაგალითს შემდგომ მოყვა მრავალი გუნდი მთელი საქართველოს მასშტაბით: ხარისხის მართვის დეპარტამენტი, ლაბორატორია, HR-ი, მარკეტინგის გუნდის დოკუმენტებიც კი Signify-ს მეშვეობით იგზავნება.

რეგისტრატურის დოკუმენტების გაციფრულება

ადმინისტრაციული დოკუმენტების გაციფრულების პარალელურად, გურამის გუნდი რეგისტრატურაში პაციენტთა თანხმობების გაციფრულებაში აქტიურად იყო ჩართული.

ამისთვის დაინერგა ხელმოწერის პადები, რომელიც ელექტრონული, პლანშეტისმაგვარი მოწყობილობაა და მასზე დოკუმენტის გამოტანა და ხელმოწერის შეგროვება ხდება.

დოკუმენტის გამოტანა კლინიკის სისტემიდან უნდა მომხდარიყო, შესაბამისად გაკეთდა Signifiy-ს ინტეგრაცია კლინიკის საოპერაციო პროგრამასთან.

ინტეგრაციის მეშვეობით, Signify-ს პადზე ხელმოწერილი დოკუმენტი ისევ შიდა სისტემაში ინახება. რაც მთავარია, პადი ბიომეტრიულია და მასზე შექმნილი ხელმოწერა ექსპერტიზებადია ლევან სამხარაულის სახელობის ეროვნული ბიუროსგან.

გურამი Pad-ების ვიზუალურ მხარესაც პოზიტიურად აფასებს. მათში განთავსებულია სარეკლამო მასალები, რომელიც ვიზიტორების ყურადღებას იქცევენ და კლინიკას დამატებითი სარეკლამო არხი გაუჩნდა. ხელმოწერა კი მარტივია და რაც მთავარია, მეორე მხარეს არის რეგისტრატორი, რომელიც საკუთარ ეკრანზე ხედავს პაციენტის პროცესს და ეხმარება ყველაფერში.

შედეგი - ტრანსფორმაციის პროცესში მაღალი ჩართულობა

დაგვეთანხმებით, კომპანიის მასშტაბით ახალი სოფტის დანერგვა ურთულესი გამოწვევაა. უმეტეს შემთხვევაში, მთავარი წინაღობა თანამშრომლების მიერ სიახლისადმი რეზისტენტობა და ჩვეული ქცევების ახლით ჩანაცვლება წარმოადგენს. 

"ავერსის კლინიკის" წარმატების ისტორიაში, გუნდური მზადყოფნა გადამწყვეტი აღმოჩნდა. გურამის მიერ მოყოლილმა მიდგომამ პირველსავე ეტაპზე შექმნა მნიშვნელოვანი მაგალითი ორგანიზაციის შიგნით - რომელიც სხვებისთვისაც მოტივაციის წყარო გახდა.

შედეგი - მარტივი და სწრაფი პროცესები

Signify-ის დანერგვის შემდეგ, "ავერსის კლინიკაში" დოკუმენტბრუნვის პროცესი ძირეულად შეიცვალა. დღეს კომპანიის საერთო დოკუმენტების 90%-ზე მეტი უკვე ციფრულ ფორმატშია და ეტაპობრივად მეტი გუნდი ერთვება ტრანსფორმაციის პროცესში.

შეეგად კი:

• ადმინისტრაციული დოკუმენტები 2-3 კვირის ნაცვლად რამოდენიმე საათში სრულდება
• დაიზოგა უამრავი ფურცელი ბეჭდვისგან
• ათასობით ადამიანს გაუმარტივდა ხელმოწერა დოკუმენტზე