ბიბლუსი ჯგუფმა HR პროცესები სრულად გააციფრულა

კომპანიის შესახებ

„ბიბლუსი ჯგუფი” საქართველოში ერთ-ერთი უმსხვილესი ჰოლდინგია, რომელიც წიგნების მაღაზიათა ქსელის - „ბიბლუსის“ გარდა აერთიანებს სათამაშოების მაღაზიებს - „პეპელას“ და „XS Toys“-ს, ბავშვის ტანსაცმლისა და აქსესუარების ბრენდ „კარტერსს“,  მულტიფუნქციურ სავაჭრო სივრცეების ქსელს - „მულტის“ და კაფეების ქსელს - „პიატოს“.

ამ სტატიაში გაიგებთ რა გამოწვევების წინაშე იდგა ბიბლუსი ჯგუფის HR გუნდი, რატომ ვერ უმკლავდებოდა ამ გამოწვევებს კომპანიაში უკვე არსებული HR სოფტით და საბოლოოდ რა გამოსავალი ნახა პრობლემების გადასაჭრელად.

გამოწვევა

წარმოიდგინეთ 130 სავაჭრო ობიექტი თბილისსა და რეგიონებში, 700-ზე მეტი თანამშრომელი, რომელიც სხვადასხვა ცვლაში მუშაობს - რამდენად კომპლექსური შეიძლება იყოს HR პროცესები?!

იმის გამო, რომ კომპანიაში არსებული HR სოფტი მხოლოდ ადმინისტრაციულ მოდულს ფარავდა, კომპანია ვერ ახერხებდა HR პროცესების სრულად გაციფრულებას და ოპტიმიზაციას:

• ხელით სამუშაო - რიგით მენეჯერებს და HR თანამშრომლებს ხელით უწევდათ ბევრი პროცესის კეთება, რაც გარდა იმისა რომ საქმეს აჭიანურებდა, მაღალი იყო შეცდომის დაშვების და არაპროცედურულად მოქმედების რისკებიც.
• დოკუმენტები ფურცლებზე - დოკუმენტების ტრანსპორტირება და ხელმოწერების შეგროვება უზარმაზარ დროსთან რომაა კავშირში ეს ყველამ ვიცით, თუმცა გასათვალისწინებელია ის რისკებიც, რომ დოკუმენტი შეიძლება დაიკარგოს ან არაუფლებამოსილ პირს მასზე წვდომა შეეძლოს.

კომპანიას სჭირდებოდა ისეთი HR სისტემა, რომელიც თანამშრომლებთან კუმუნიკაციასაც გაამარტივებდა და სრულად მოახდენდა HR პროცესების ავტოამატიზაციას, რომ გარკვეული HR პროცესები თავად თანამშრომლებსაც დაეინიცირებინათ (მაგ. თანამშრომლის დანიშნვის მოთხოვნა, შვებულების მოთხოვნა და ა.შ.).

გადაწყვეტა

პასუხი „ბიბლუსი ჯგუფის" გამოწვევებზე HR სისტემა OnDay იყო, რომელიც სულ რამოდენიმე თვეა ბაზარზე გამოჩნდა და ცალკე მდგომი მიკროსისტემებით სრულად ერგება კომპანიების HR პროცესებს.

როგორც ხედავთ OnDay-ს ერთ ერთი მოდული დოკუმენტბრუნვაა, რომელიც საშუალებას იძლევა სოფტშივე დაინიცირდეს სხვადასხვა ტიპის განცხადებები, ბრძანებები და ა.შ. ეს დოკუმენტები ამავე სისტემაში გაივლის დადასტურების ეტაპებს და აფორმებს ავტომატურ „ოპერაციებს".

„ბიბლუსი ჯგუფიც" აქტიურად იყენებს OnDay-ს დოკუმენტბრუნვის მოდულს, თუმცა გარკვეული დოკუმენტებისთვის, კერძოდ ხელშეკრულების დადასტურებისთვის Signify-ს ინტეგრაციით სარგებლობს. 

Signify-ს ინტეგრაცია OnDay-ში

Signify-ს ხელმოწერით დასადასტურებელი დოკუმენტი OnDay-ს სოფტშივე ინიცირდება და ხელმოწერის შემდეგ პროცესი ისევ Onday-ში აისახება, ისე, რომ ინიციატორს სივრცის დატოვება არ მოუწიოს.

მტკიცებულების რეპორტი

Signify-ზე დოკუმენტის ხელმოწერისას გენერირდება მტკიცებულების რეპორტი. ეს რეპორტი დაგეხმარება დაადგინო:

• რაზე შევთანხმდით მხარეები - ანუ დოკუმენტის შინაარსი;
• როდის შევთანხმდით - დოკუმენტის გაფომების დრო;
• იდენტიფიცირდებიან პიროვნებები - ხომ ნამდვილად იმ ადამიანებმა მოვაწერეთ ხელი, რომლებიც დოკუმენტშია დასახელებული.

შედეგი

„ბიბლუსი ჯგუფში" OnDay-ს სოფტის დანერგვას სულ რამოდენიმე თვეში შედეგები მოჰყვა:

• გამარტივებული და გამჭვირვალე კომუნიკაცია - თანამშრომლებმა იციან როგორ იმოქმედონ, როდესაც სურთ გაიგონ მათთვის საჭირო ინფორმაცია და მოახდინონ შესაბამისი მოთხოვნის ინიცირება. მაგალითად გაეცნონ შვებულების ბალანსს, ან მოითხოვონ შვებულება, მოახიდნონ  მივლინების ინიცირება და ა.შ.
• სამართლებრივად დასტანდარტებული პროცესები - პროგრამა ეხმარება როგორც HR-ის წარმომადგენლებს, ასევე რიგით თანამშრომლებს იმოქმედონ კომპანიაში დანერგილი პროცედურების შესაბამისად.
• ყველაფერი ერთ სივრცეში - HR წამომადგენელს აღარ უწევს  თანაშრომელთან დაკავშირებული პროცესებისა და დოკუმენტების სხადასხვა სივრცეში მართვა და შენახვა.
• პროცესების უწყვეტობა - Signify-სთან ინტეგრაციამ და ხელშეკრულების ელექტრონულად ხელმოწერის შესაძლებლობამ თანამშრომლის დანიშვნის  პროცესი სრულად ავტომატიზირებული გახადა, რაც უზრუნველყოფს სრული პროცესის უწყვეტობას.